Dobra – poddaję się. Miałam nie ruszać tego tematu dopóki nie będę mieć wszystkich papierów uporządkowanych super idealnie ale dostaję tyle pytań o to, że i tak co chwilę muszę o tym pisać, więc niech już będzie – napiszę tutaj wszystko to, co udało mi się wymyślić do tej pory (bo do wersji idealnej jeszcze mi ciut brakuje).
W związku z tym dzisiaj ilustrowane kompendium wszystkich moich (przetestowanych i działających) rozwiązań na organizację dokumentów i papierzysk.
Na początek dwie podstawowe zasady:
- Bardzo trudno jest znaleźć system, który sprawdzi się dla wszystkich papierów – tzn. zdecydować się albo na segregatory albo na teczki albo na pudełka albo na coś tam jeszcze. Najlepiej pomieszać te wszystkie sposoby tak jak Ci wygodnie, czyli jakiś jeden temat przechowywać w segregatorach inny w teczkach i tak dalej.
- Można dzielić dokumenty tematycznie (np. zdrowie / praca / banki / ubezpieczenia / rachunki itp.) ale moim zdaniem główny podział powinien być trochę parafrazą matrycy Eisenhowera służącej do zarządzania czasem (ta od podziału na ważne/pilne), tylko zamiast ważne/nieważne i pilne/niepilne, powinno być niezałatwione/załatwione i ważne/nieważne. Np. rachunki do zapłacenia są niezałatwione i ważne więc muszą był łatwo i wygodnie dostępne ale już rachunki zapłacone są załatwione i nieważne, więc można je trzymać w najgłębszym, niewygodnym archiwum. Załatwione i ważne będą np. świadectwa pracy, badania lekarskie, akty urodzenia itp. – one powinny być odpowiednio zabezpieczone, wygodnie dostępne ale nie tak całkiem na wierzchu, bo nie korzystasz z nich na co dzień. Niezałatwione i nieważne będą zazwyczaj papiery, które trzymasz „na wszelki wypadek” – przepisy z gazet, ulotki z pizzerii, oferty od różnych firm, bo „może kiedyś się przydadzą”. Oczywiście te określenia „załatwione”, „niezałatwione” to takie moje uproszczenie, a o tym co jest ważne/nieważne powinnaś zdecydować sama.
Jak ja to robię:
Niezałatwione i ważne trzymam na wierzchu – Sprawdzi się w tym celu jakaś kuwetka, czy koszyczek na dokumenty w widocznym miejscu, najlepiej w okolicy komputera lub biurka. U mnie to zwykła skrzyneczka na parapecie obok kanapy. Używam jej na przechowywania wszystkich „bieżących” papierów – w tym gazet, ulotek, zaproszeń itp. Czyli tak naprawdę wszystko, co wymaga ode mnie jakiejś akcji lub decyzji (więcej o tej skrzyneczce pisałam w TYM poście na facebooku)
Załatwione i ważne – mnie osobiście najlepiej trzyma się w segregatorach i teczkach – akty, dyplomy, umowy, badania itp. Tu już zdecydowanie przyda się drugi poziom podziału, czyli podział na tematy. U mnie jest tak, że mamy z mężem segregator na „pracę” – czyli zestawy niezbędne przy zmianie pracy, teczki na zdrowie (wyniki badań i dokumenty medyczne są różnej wielkości, więc strasznie mnie irytowały w segregatorach – tym bardziej, że tak naprawdę większość WYNIKÓW badań jest nieaktualna już po kilku miesiącach. A jeżeli potrzebna jest cała historia stanu zdrowia, to faktycznie cała, a nie jeden konkretny wynik). Do tego segregator na ubezpieczenia i umowy, segregatory indywidualne na „starą” szkołę, czyli świadectwa z podstawówki/liceum i taka duża, plastikowa teczka na wszystkie papiery, które mają swoje oprawy (np. dyplom ze studiów, akt ślubu itp.). Do tego akurat zdjęcia nie mam ale zakładam, że doskonale wiesz jak wygląda segregator lub zwykła teczka 😉
Załatwione i nieważne spokojnie mogą być „luzem” w papierowym kartonie na dokumenty albo nawet w zwykłym pudle po papierze do drukarki. Oczywiście to „nieważne” to jest takie bardzo metaforyczne określenie bo skoro to trzymasz, to znaczy, że w jakiś sposób ważne jest ale powiedzmy sobie szczerze – mało prawdopodobne, że będziesz musiała wrócić do rachunków za prąd sprzed czterech lat, więc spokojnie mogą swoje odleżeć w jakimś pudle. Tylko chowając do tego pudła możesz na wszelki wypadek rozdzielić sobie teczkami albo przegródkami poszczególne miesiące lub chociaż lata. U mnie wygląda to tak:
Opisywałam ten sposób bardziej szczegółowo w TYM poście na facebooku.
Niezałatwione i nieważne to jeden wielki chaos u mnie, a taki chaos najlepiej trzyma mi się w teczkach z przegródkami, bo pozwalają na rozdzielenie wszystkiego na milion drobnych kategorii. Chociaż tak naprawdę większość z tych rzeczy zazwyczaj nadaje się do wyrzucenia 😉 U mnie wygląda to tak:
I o tym również pisałam na facebooku (tu).
Wszystko to bardzo fajnie wygląda, ale pewnie teraz zadajesz sobie pytanie
Jak się za to w ogóle zabrać???
Już spieszę z szybką instrukcją:
- Na początek przejdź się po całym mieszkaniu i wyzbieraj wszystkie papiery i rzeczy papieropodobne (notesy, zeszyty, kartki świąteczne, paragony, zaproszenia, gazetki z marketów itp.). Już podczas zbierania dziel te rzeczy na pięć „frakcji”:
- Oczywiste i bezwzględne śmieci (jakieś podarte skrawki czegoś, pognieciony papier ozdobny, zabazgrane kartki, „przeterminowane” gazetki sklepowe) natychmiast wyrzucaj do śmieci.
- Oczywiste „superważne” (bieżące rachunki, ubezpieczenia, umowy z bankami, dyplomy, akty urodzenia itp.) odkładaj razem w jedno miejsce, żebyś przynajmniej wiedziała gdzie szukać jak będą Ci potrzebne i żeby się nie uszkodziły (np. do jakiegoś pudełka, teczki itp.).
- Instrukcje obsługi (zazwyczaj są dosyć spore) wrzucaj do osobnego pudła. Oczywiście tylko do tych sprzętów, które faktycznie masz w domu 😉 Można też pościągać .pdf na komputer i wszystko wywalić ale takimi sprawami zajmiesz się później jak już pozbierasz wszystkie papiery.
- Pozostałe, które da się jakoś szybko i łatwo posortować tematycznie – powkładaj do teczek harmonijkowych (takich, które mają co najmniej 12 przegródek – tyle teczek ile trzeba, żeby każdy „temat” był w osobnej przegródce). Później oczywiście możesz te teczki przeorganizować, powkładać te papiery do segregatorów lub zrobić z nimi cokolwiek innego – mówimy chwilowo tylko o bardzo wstępnej selekcji.
- Wszystkie pozostałe, z którymi nie wiesz co zrobić (w tym cały papierowy bałagan) – do kartonu albo reklamówki i w łatwo dostępne miejsce, tak żeby nie przeszkadzały, ale żeby w każdej chwili można było sięgnąć.
U mnie taki zgarnięty bałagan wyglądał tak:
- Jak będziesz mieć wolny wieczór ale nie będzie Ci się chciało wykonywać prac fizycznych, to bierzesz sobie kawę albo herbatę, karton z „pozostałymi”, nową teczkę harmonijkową i sortujesz po kilka – kilkanaście papierów (no bo nie musisz wszystkiego za jednym zamachem). Wszystkim papierom, które chciałabyś wyrzucić ale boisz się, że mogą się kiedyś przydać możesz zrobić zdjęcie, a później wszystkie zdjęcia wrzucić na dysk lub zgrać na płytę.
- Jeśli zupełnie nie możesz się zdecydować co z jakimiś papierami zrobić, to polecam opcję osobnego kartonu i powrót do tematu kiedy indziej, bo przynajmniej nie będzie Ci się przewalać i będziesz mogła się spokojnie skupić na innej robocie. A później problem się trochę sam rozwiąże, bo jeżeli będziesz mieć czas i chęci, żeby do tego kartonu wrócić, to go w końcu sprzątniesz, a jeżeli nie ruszysz go przez kilka miesięcy albo nawet przez rok – dwa, to najprawdopodobniej będziesz mogła spokojnie wszystko wywalić, bo jednak nie było potrzebne i prawdopodobnie będzie już nieaktualne 😉
No i to by było na tyle, jeżeli chodzi o porady ogólne. A jeżeli jesteś zainteresowana bardziej szczegółowymi informacjami dotyczącymi sortowania różnych „podkategorii” papierów, to zapraszam na facebooka gdzie pisałam o:
- Gazetach i czasopismach
- Kartkach, zeszytach, notatnikach, kalendarzach
- Kartkach okolicznościowych i zaproszeniach
- Pocztówkach i listach
- Wizytówkach i ulotkach
- Papierach ozdobnych i akcesoriach do pakowania prezentów
- Instrukcjach obsługi sprzętów
- Paragonach
No i to by było chyba na tyle. W tym wpisie zebrałam chyba wszystko, co kiedykolwiek pisałam o porządkowaniu dokumentów, ale jeżeli pamiętasz o czymś jeszcze, co być może mi umknęło to daj znać – chętnie uzupełnię.
Podkreślam również, że jest to kompendium moich sprawdzonych rozwiązań, które ciągle ewoluuje – nadal nie dotarłam do ostatecznego ideału ale wydaje mi się, że jestem już całkiem blisko. Nie mniej jednak – wszystkie wskazane tu rozwiązania dla mnie podziałały. Zapewne niektóre z nich będę jeszcze zmieniać i poprawiać, ale jak w końcu uda mi się opracować jakiś „ostateczny” system, to na 100% go opiszę.
Tym czasem daj znać w komentarzach jak Ty sobie radzisz z papierami w domu – chętnie sama się zainspiruję 🙂
