Jak już pewnie niejednokrotnie wspominałam – pracowałam kiedyś jako ekspedientka w sklepie. W takim małym, co to jeszcze „stało się za ladą” a nie „siedziało na kasie”. Jeżeli pracowałaś kiedyś w podobny sposób (w sklepie lub w punkcie usługowym), to zapewne zauważyłaś, że taka praca charakteryzuje się bardzo dużą nieregularnością ilości obowiązków. Bywają długie godziny, kiedy snujesz się bez celu, piszesz pracę magisterską, czytasz książki lub z nudów po raz sto osiemdziesiąty piąty przekładasz towar na półkach, a potem jak gdyby nigdy nic – do sklepu wchodzi niemal jednocześnie 25 osób i wszystkie chcą być obsłużone natychmiast. Wraz z koleżankami śmiałyśmy się wtedy, że chyba właśnie autobus przyjechał. Bo w ciągu pięciu minut w kompletnie pustym sklepie powstawała długa kolejka. Ganiałyśmy wszystkie „z wywieszonym ozorem”, nie wiedząc w co ręce włożyć i z pośpiechu potykając się o własne nogi. Musiałyśmy być perfekcyjnie zorganizowane – wszystko robiłyśmy na bardzo przyspieszonych obrotach i każda sekunda miała znaczenie. Aż uporałyśmy się z całą kolejką i znowu przez jakiś czas w sklepie było pustawo.
Dlaczego Ci o tym piszę? Bo w codziennym życiu jest dokładnie tak samo. Też bywają bardziej spokojne, a czasem wręcz leniwe dni, kiedy nic kompletnie się nie dzieje i nie masz nic szczególnego do zrobienia. Bywają dni „normalne”, w których czasem wpadnie jakieś pojedyncze zadanie. A bywa też tak, że „autobus przyjeżdża” i nagle – z dnia na dzień spada na Ciebie kilkanaście, czy kilkadziesiąt spraw, wszystkie są super pilne, wszystkie musisz zrobić natychmiast, wszystkie musisz zrobić osobiście i żadnej nie możesz odłożyć na później. Właśnie powoli kończę taki tydzień i Wiesz co Ci powiem?
Jest jeden, niezawodny sposób, który pozwoli Ci poradzić sobie z każdym autobusem.
Ten sposób, to perfekcyjna organizacja!
Zazwyczaj żyję zgodnie z filozofią „panta rhei” – „wszystko płynie”, a jedyne co w naszym życiu jest pewne to zmiana. Elastyczność to moje drugie imię. Do tego stopnia, że jak nic się nie zmienia – jak zbyt długo wszystko jest zbyt stabilne lub przewidywalne, to zaczynam się nudzić i czegoś mi w życiu brakuje. Dlatego też naprawdę z całego serca nienawidzę planowania. Decyzję podejmuję instynktownie i bardzo płynnie dostosowuję działania do następujących zmian.
Baaardzo dużo kłótni na początku mojego małżeństwa było własnie o to – ja decydowałam tak jak mi akurat najbardziej pasowało, a mąż bardzo dokładnie planował. I jak miał zaplanowane, że wychodzimy z domu o 9:15 to o 9:16 już dostawał białej gorączki. To nic, że jeszcze trzeba sprawdzić, czy np. kuchenka wyłączona, woda zakręcona, okna pozamykane, światła pogaszone itp. O 9:15 ognisko mogłoby się palić na środku salonu ale jak było zaplanowane wyjście to trzeba wyjść. Jak mieliśmy iść na spacer do ZOO, to nie miało najmniejszego znaczenia, że na dworze wiatr głowę urywa i burza z gradem. Była zaplanowana rodzinna niedziela w ZOO, to trzeba iść do ZOO.
Ja z drugiej strony zawsze zebrałam się jak się zebrałam i nigdzie mi się nie spieszyło. Jak byliśmy zaproszeni na 16:00 na ślub kościelny koleżanki, to przecież msza jest długa, więc o 16:47 jeszcze z kościoła nie wychodzą. A na ślub trzeba przyjść tak, żeby po wyjściu z kościoła życzenia złożyć 😉 Jak mieliśmy w planach pójście na koncert ulubionego zespołu, który jak do tej pory jedyny raz był w Polsce, to godzinę przed koncertem zmieniłam zdanie, bo zimno, pogoda brzydka, a ja miałam zły humor.
Sama więc widzisz, że jak najbardziej były podstawy do tego, żeby szło między nami na noże. Na szczęście to już zamierzchła historia i szczęśliwie po latach udało nam się znaleźć złoty środek. Ja nauczyłam się, że są sytuację, w których nie powinnam zmieniać planów, a mąż, że są sytuacje, których nie należy w ogóle planować. I problem przestał istnieć.
Co to ma wspólnego z „przyjazdem autobusu”?
Dzięki tej mężowej miłości do układania życia według zegarka, nauczyłam się planować. Nauczyłam się też, że są w życiu takie sytuacje (rzadkie), w których faktycznie – nawet to ognisko płonące na środku salonu nie powinno wpłynąć na zmianę planów. Jedną z takich sytuacji jest właśnie wspomniany „przyjazd autobusu”, kiedy masz tyle roboty, że masz ochotę usiąść i zacząć płakać z bezsilności. Dlatego dzisiaj postanowiłam, że napiszę Ci jak sobie radzić w takich sytuacjach.
Jak rozładować autobus krok po kroku?
- Bezwzględnie pierwsze co musisz zrobić, to WYPISANIE (nie wystarczy, że sobie wymienisz w głowie) wszystkiego, co masz do zrobienia. Możesz to zrobić na kartce, w dowolnym edytorze tekstów na komputerze lub w jakiejkolwiek aplikacji na telefonie – jak Ci najwygodniej.
- Do każdego z zadań DOPISZ ile czasu (mniej – więcej, na tyle na ile jesteś w stanie to oszacować) zajmie Ci realizacja tego zadania.
- Do każdego zadania DOPISZ ostateczny termin, do kiedy dane zadanie musi być zrealizowane. Nawet jeżeli wydaje Ci się, że wszystkie są „na wczoraj”, to jak się nad tym na spokojnie zastanowisz, weźmiesz trzy głębokie oddechy i przeanalizujesz wszystkie czynniki zewnętrzne – dojdziesz to tego, że terminy się między sobą nieco różnią. Np. jeżeli musisz zapłacić rachunki za mieszkanie i zrobić zakupy to wiesz, że niby jedno i drugie musisz zrobić dzisiaj, ale przelew przez internet możesz zrobić nawet o 23:45, a sklep do którego potrzebujesz pójść jest czynny tylko do 20:00. Może być tak, że kilka rzeczy musisz zrobić pilnie w tym tygodniu, ale na jedną masz czas do wtorku, a na drugą do czwartku. Pomyśl i wypisz wszystkie terminy tak dokładnie jak to tylko możliwe.
- PODKREŚL te zadania, które są dla Ciebie absolutnie najważniejsze i jeżeli z jakiegoś powodu nie udałoby Ci się ich zrealizować to byłby dramat. Np. jak nie zrobisz zakupów spożywczych, to wydłubiesz coś z zamrażarki albo ze spiżarni, a w najgorszym wypadku pójdziesz do sąsiadki coś pożyczyć, pójdziesz do knajpy lub pojedziesz na stację benzynową i kupisz cokolwiek. Jeżeli natomiast nie kupisz lekarstwa na astmę (które Ci się niespodziewanie skończyło) to zaczniesz się dusić i nie będziesz mogła normalnie funkcjonować. Jeżeli nie zdążysz odebrać garsonki z pralni przed zamknięciem to będziesz musiała znaleźć coś innego do ubrania na Twoje ważne spotkanie. Ale jak nie zdążysz w terminie wysłać pisma z odwołaniem do sądu, to sąd odwołania nie uzna i przegrasz sprawę, która ciągnie się już kolejny rok, a przegrana będzie Cię kosztować kilkadziesiąt tysięcy złotych, których nie masz. Rozumiesz już o co mi chodzi? Po prostu nawet na liście bardzo ważnych zadań zawsze znajdą się zadania ważniejsze.
- Teraz weź kartkę, kalendarz papierowy, edytor tekstów lub dowolną aplikację kalendarza, którą lubisz (serdecznie polecam aplikację kalendarza z możliwością ustawiania przypomnień dźwiękowych) i bardzo precyzyjnie zaplanuj każdy dzień – minuta po minucie.
- Na początek zacznij od wpisania tych rzeczy, które musisz zrobić każdego dnia i nie możesz ich w żaden sposób ruszyć. Np. jak nie masz dzieci, albo masz większe to ugotowanie obiadu nie jest sprawą najpilniejszą, bo najwyżej raz zrobią sobie kanapki. Jeżeli jednak masz w domu niemowlaka, albo osobę ciężko chorą (niesamodzielną), to nakarmienie jej posiłkiem dostosowanym do potrzeb jest „sprawą życia i śmierci”, więc przygotowanie takiego posiłku jest Twoim stałym elementem dnia, którego absolutnie nie możesz odpuścić. Pamiętaj, żeby wszystkie takie sprawy zaplanować, czyli wpisać dokładnie o tej godzinie, o której powinny być zrobione i zabezpieczyć na nie dokładnie tyle czasu ile wymagają.
- Po wpisaniu rzeczy podstawowych, w widoku dnia w kalendarzu zostaną Ci pewne luki. Z całej Twojej listy zadań wybierz zadania podkreślone (najważniejsze) i powpisuj je zgodnie z terminami do kiedy muszą być zrealizowane. O ile się da staraj się wpisać je z odpowiednim wyprzedzeniem – np. rzeczy „do środy” zaplanuj na poniedziałek, żeby „w razie czego” mieć jeszcze jakiś margines czasowy. No chyba, że to zadanie typu wizyta u lekarza – wtedy wiadomo, że odbędzie się w tym konkretnym terminie i w żadnym innym.
- Jeżeli masz kilka tak samo ważnych zadań na bardzo zbliżony termin – umieść je w kalendarzu tak, żeby najpierw zaplanowane były te, które zajmują mniej czasu, a później te, które zajmują więcej. Te krótkie załatwisz, będziesz mieć z głowy i przestaniesz o nich myśleć. No i w razie czego nie uda Ci się jedno długie zadanie ale pięć krótkich będziesz mieć załatwionych a jak zrobisz odwrotnie i coś pójdzie nie tak, to będziesz mieć zrobione jedno długie, a pięć pozostałych nie (oczywiście cały czas poruszamy się w zadaniach tak samo ważnych).
- Między jednym zadaniem a drugim zostaw minimum 5 minut przerwy. Po pierwsze Ty musisz odetchnąć, po drugie musisz czasem pójść to toalety, napić się czegoś, coś przekąsić albo może np. telefon zadzwonić i Cię rozproszyć. Oczywiście mówię o minimum, ale jeżeli z Twojego codziennego życia wynika, że margines musi być większy (15 minut, 30 minut), bo dzieci płaczą, biegają i ciągle coś chcą, albo telefony dzwonią co chwilę, to zaplanuj takie przerwy, które dadzą Ci margines bezpieczeństwa dostosowany do Twoich warunków. Jak nie będziesz musiała z niego skorzystać, bo wszystko będzie szło „idealnie” to po prostu wcześniej zabierzesz się za kolejne zadanie i wcześniej wszystko skończysz.
- Jak już rozpiszesz wszystkie podkreślone zadania – dokładnie w ten sam sposób rozpisz te niepodkreślone. Wpisuj je w kalendarz zgodnie z terminami do kiedy muszą być zrealizowane, w kolejności od najkrótszych do najdłuższych.
- Po szczegółowym zaplanowaniu (wpisaniu w kalendarz) wszystkich zadań czeka Cię trudniejsza rzecz – realizacja 🙂 Zacznij załatwiać wszystko po kolei zgodnie z tym jak sobie zaplanowałaś. Serdecznie zachęcam Cię do ustawienia sobie w kalendarzu powiadomień, które będą Ci dzwonić w chwili, kiedy powinnaś zabrać się za kolejną sprawę.
- Jeżeli nie wyrobisz się z czymś w czasie, który na to zaplanowałaś – zastanów się ile jeszcze czasu potrzebujesz, żeby dane zadanie zakończyć.
- Jeżeli do „zamknięcia tematu” zabrakło Ci kilka minut – wykorzystaj przewidziany margines bezpieczeństwa lub wejdź minimalnie na kolejne zadanie – trudno. Może uda Ci się któreś następne zrobić szybciej i całość się wyrówna.
- Jeżeli jednak widzisz, że potrzebujesz jeszcze bardzo dużo czasu na dokończenie, przerwij i sprawdź, czy w Twoim planie jest jeszcze jakaś luka czasowa, która pozwoli Ci zaplanować drugą część zadania w innym terminie – tak, żeby zdążyć je zrealizować do czasu kiedy musi być zrobione. Jeżeli tak – wpisz ciąg dalszy zadania w plan i zajmij się kolejnym zgodnie z tym, co miałaś wcześniej zaplanowane. Może być też tak, że nie znajdziesz luki, w którą możesz to zadanie wpisać, albo robisz coś, czego zwyczajnie nie da się podzielić i musisz to skończyć (np. wizyta u lekarza się przedłużyła). W takim wypadku spokojnie przeanalizuj swój plan i przestaw coś mniej pilnego na inny termin.
- I teraz przejdę do sprawy absolutnie najważniejszej: Nie daj się rozpraszaczom i zjadaczom czasu. Tak naprawdę większość spraw, które potrzebujemy załatwić jesteśmy w stanie ogarnąć dużo szybciej, sprawniej i łatwiej niż nam się wydaje. Pod warunkiem, że je faktycznie realizujemy. Bo jeżeli zamiast wypełniać deklarację podatkową scrollujesz facebooka, albo zamiast myć podłogę przed wizytą gości przez godzinę ustawiasz playlistę na YouTube, która ma Ci to mycie podłogi umilić – nie masz najmniejszych szans na sukces. Pamiętasz te marginesy bezpieczeństwa, które miałaś sobie zaplanować? To jest właśnie czas, który w ostateczności możesz zmarnować na rozpraszacze. Przed myciem podłogi masz np. 10 minut przerwy w trakcie których możesz sobie ustawić muzykę jaką chcesz. Nie zdążysz – trudno. Ten jeden raz umyjesz podłogę bez muzyki. Po wypełnieniu deklaracji podatkowej masz 15 minut marginesu na zerknięcie na facebooka, ale jak zadzwoni Ci przypomnienie, że pora zabrać się za kolejne zadanie – zostawiasz tego facebooka i bierzesz się za konkretną robotę. To jest też czas na sytuacje nadzwyczajne. W tym czasie możesz np. gasić ognisko na środku salonu, zadzwonić po straż pożarną lub zrobić cokolwiek innego, co Ci niespodziewanie wypadło i wymaga natychmiastowej reakcji. Jeżeli coś takiego wypadło Ci w środku zadania i musiałaś przerwać – ten margines jest po to, żebyś mogła spokojnie nadrobić stracony czas bez rozwalania całego planu.
- Jak już wspomniałam w jednym z poprzednich punktów – jeżeli któreś z zadań uda Ci się zrealizować wcześniej – nie snuj się do czasu, aż zadzwoni Ci kolejne przypomnienie tylko płynnie przejdź do realizacji kolejnego. Jeżeli nie wykorzystasz któregoś marginesu czasowego, bo okaże się, że jednak nie będzie Ci potrzebny – również nie marnuj bezsensownie czasu tylko zrób taką przerwę jakiej faktycznie potrzebujesz (żeby sobie np. herbatę albo kanapkę zrobić) i zabierz się za następną sprawę. Jak któregoś dnia uda Ci się skończyć wszystko wcześniej niż myślałaś – sprawdź czy zdążysz jeszcze zrobić któreś zadanie z kolejnego dnia i jeżeli tak, to je zrób. Im szybciej wszystko skończysz, tym szybciej będziesz mogła odpocząć i będziesz mogła wrócić do normalnego, codziennego życia pozbawionego planowania 😉
Możesz mi wierzyć lub nie, ale takie szczegółowe, „perfekcyjne” planowanie naprawdę działa. Wiem, że jeżeli nigdy wcześniej nie działałaś w ten sposób, to na pierwszy rzut oka takie podejście może Ci się wydać bardzo radykalne i przerażające. Jak już napisałam Ci na początku – naprawdę nienawidzę funkcjonować w ten sposób i aż mnie coś boli jak mam rozpisywać każdą sekundę swojego życia. Dlatego robię to bardzo, bardzo, bardzo rzadko – tylko w ekstremalnych sytuacjach. Jednak kiedy takie sytuacje się pojawiają – bez dokładnego planowania nie dałabym rady.
Pamiętaj o tym, kiedy następnym razem przyjedzie do Ciebie autobus pełen zadań, których realizacja wyda Ci się niewykonalna 🙂
